ما هو تنظيف البيانات؟ ولماذا تحتاجه الشركات قبل تحليل بياناتها؟

ما هو تنظيف البيانات؟

تمتلك الشركات اليوم كميات كبيرة من البيانات القادمة من المبيعات والعملاء والموردين والمخزون وأنظمة CRM وERP والمتاجر الإلكترونية وملفات Excel المختلفة.

لكن امتلاك كمية كبيرة من البيانات لا يعني بالضرورة امتلاك معلومات جيدة يمكن الاعتماد عليها.

قبل أن تتمكن الشركة من تحليل بياناتها أو إنشاء الرسوم البيانية والتقارير أو استخدامها في اتخاذ القرارات، يجب أن تكون هذه البيانات دقيقة ومتناسقة ويمكن الوثوق بها.

وهنا يأتي دور تنظيف البيانات Data Cleaning.

تنظيف البيانات هو عملية اكتشاف المشكلات الموجودة داخل مجموعة البيانات وتصحيحها أو التعامل معها، حتى تصبح البيانات أكثر جودة وأسهل في التحليل والاستخدام.

وفي الكثير من الشركات لا تزال هذه العملية تتم يدويًا، خصوصًا عند التعامل مع ملفات Excel وCSV.

قد يقضي أحد الموظفين ساعات في مراجعة الملف، وحذف البيانات المكررة، والبحث عن القيم الناقصة، وتوحيد طريقة كتابة البيانات، قبل أن يبدأ أصلًا في عملية التحليل.

ما المشكلات التي يمكن أن توجد داخل بيانات الشركة؟

قد يبدو ملف Excel منظمًا عند فتحه، ولكن عند التعامل مع آلاف أو عشرات الآلاف من الصفوف يمكن أن تظهر مشكلات كثيرة.

من أكثر مشكلات جودة البيانات شيوعًا: البيانات المكررة، القيم الناقصة، اختلاف تنسيق التواريخ والأرقام، أرقام الهواتف أو البريد الإلكتروني غير الصحيحة، اختلاف كتابة أسماء العملاء أو الشركات، الصفوف الفارغة، أنواع البيانات غير الصحيحة، اختلاف أسماء المدن أو الدول أو التصنيفات، ووجود قيم غير طبيعية تحتاج إلى مراجعة.

تخيل مثلًا أن شركة لديها ملف Excel يحتوي على 30,000 عميل.

قد يكون نفس العميل موجودًا أكثر من مرة ولكن باسم مكتوب بطريقة مختلفة.

بعض أرقام الهواتف قد تكون ناقصة.

وقد تكون التواريخ مكتوبة بأكثر من Format.

وقد تجد مدينة القاهرة مكتوبة مثلًا بأكثر من شكل داخل نفس الملف.

إذا تم تحليل هذا الملف مباشرة بدون تنظيفه، فإن النتائج التي ستظهر قد تكون غير دقيقة.

لماذا يجب تنظيف البيانات قبل تحليلها؟

أي تحليل يتم إجراؤه يعتمد في النهاية على جودة البيانات الأصلية.

لو كانت البيانات غير دقيقة، فمن الطبيعي أن تكون التقارير الناتجة عنها غير دقيقة أيضًا.

قد تعتقد الشركة أنها تمتلك 30 ألف عميل مختلف، بينما يحتوي الملف على آلاف السجلات المكررة.

وقد يظهر Dashboard للمبيعات أرقامًا أعلى من الواقع لأن بعض العمليات تم تسجيلها أكثر من مرة.

ويمكن أن يتم تقسيم العملاء إلى Segments غير صحيحة بسبب وجود معلومات ناقصة أو غير متناسقة.

لذلك يمكن تلخيص الفكرة في قاعدة بسيطة:

بيانات غير جيدة → تحليل غير دقيق → قرارات أعمال غير دقيقة.

ولهذا يجب أن تبدأ عملية التحليل بجودة البيانات أولًا.

تنظيف بيانات Excel داخل الشركات

لا يزال Excel واحدًا من أكثر الأدوات استخدامًا داخل الشركات.

تستخدم الشركات ملفات Excel في المبيعات والعملاء والموردين والمخزون والمنتجات والـLeads والفواتير والتقارير التشغيلية، بالإضافة إلى البيانات التي يتم استخراجها من أنظمة أخرى.

Excel أداة قوية ومرنة، ولكن كلما زاد حجم البيانات أصبحت عملية إدارتها وتنظيفها أكثر صعوبة.

يمكن للموظفين استخدام Filters وFormulas وConditional Formatting وLookup Functions أو Power Query لتنظيف البيانات.

لكن عندما تتكرر نفس العملية باستمرار أو تصبح الملفات كبيرة، يمكن أن يستهلك التنظيف اليدوي قدرًا كبيرًا من الوقت.

ماذا يحدث بعد تنظيف البيانات؟

تنظيف البيانات ليس الهدف النهائي.

الهدف هو تجهيز البيانات حتى تستطيع الشركة الاستفادة منها.

بعد تحسين جودة البيانات يمكن البدء في إجراء التحليلات الإحصائية، واكتشاف الاتجاهات، وإنشاء الرسوم البيانية والـDashboards، وتقسيم العملاء أو الموردين إلى مجموعات، وإنشاء التقارير واستخراج Insights مفيدة.

على سبيل المثال، بيانات المبيعات النظيفة تساعد الشركة على معرفة المنتجات الأعلى إيرادًا.

وبيانات العملاء النظيفة تساعد في فهم شرائح العملاء المختلفة.

أما بيانات المخزون الجيدة فيمكن أن تساعد في اكتشاف المنتجات بطيئة الحركة أو الأنماط غير الطبيعية.

وكل هذه النتائج تعتمد على جودة البيانات المستخدمة في التحليل.

تنظيف البيانات جزء من عملية التحليل

في بعض الشركات يتم التعامل مع تنظيف البيانات على أنه مهمة منفصلة يقوم بها الموظف قبل بدء التحليل.

لكن يمكن أن تكون العملية أكثر كفاءة عندما يصبح التنظيف جزءًا من Workflow متكامل.

يمكن أن تكون رحلة البيانات بالشكل التالي:

رفع البيانات → فحص البيانات → اكتشاف المشكلات → التنظيف والتوحيد → التحليل → الرسوم البيانية → التقارير والـInsights

بهذه الطريقة تصبح المسافة بين الحصول على البيانات الخام والوصول إلى معلومات مفيدة أقصر بكثير.

كيف يتعامل CleanSheet مع هذه المشكلة؟

في NexTechEG نعمل على تطوير CleanSheet لتبسيط طريقة تعامل الشركات مع بيانات Excel وCSV.

الفكرة هي مساعدة الشركة على الانتقال من ملف بيانات خام إلى بيانات أكثر نظافة وأسهل في الفهم من خلال Workflow واحد.

يتضمن CleanSheet وظائف مثل فحص خصائص البيانات، واكتشاف القيم الناقصة، واكتشاف البيانات المكررة، وتنظيف وتوحيد البيانات، والتحليل الإحصائي، والرسوم والـDashboards، وتقارير Excel وPDF، وتقسيم البيانات باستخدام Clustering، بالإضافة إلى Automated Insights.

الهدف ليس فقط تنظيف الملف، ولكن تقليل الوقت الذي تقضيه الفرق في تجهيز البيانات يدويًا حتى تتمكن من التركيز على فهم البيانات والاستفادة منها.

ويتم تطوير CleanSheet أيضًا ليعمل داخل بيئة العميل نفسه On-Premise.

وده مناسب للشركات التي تتعامل مع بيانات حساسة مثل بيانات العملاء والمبيعات والموردين والعمليات، وتفضل أن تظل البيانات تحت سيطرتها داخل بيئتها الخاصة.

من يمكنه الاستفادة من تنظيف البيانات؟

تنظيف البيانات ليس مرتبطًا بقطاع معين.

شركة توزيع يمكن أن تمتلك آلاف السجلات الخاصة بالعملاء والموردين والمنتجات.

شركة لوجستيات يمكن أن تتعامل مع بيانات الشحنات والعمليات القادمة من أكثر من مصدر.

شركة عقارات يمكن أن يكون لديها آلاف الـLeads القادمة من حملات تسويقية مختلفة.

متجر إلكتروني يتعامل مع الطلبات والعملاء والمنتجات والمخزون والمرتجعات.

والمصانع تتعامل مع الموردين والخامات والإنتاج والمخزون والمبيعات.

القطاعات مختلفة، لكن المشكلة في كثير من الأحيان واحدة:

هناك بيانات قيمة داخل الشركة، ولكن يجب تجهيزها بشكل صحيح قبل الاستفادة منها.

البيانات النظيفة تساعد على اتخاذ قرارات أفضل

الشركات لا تحتاج إلى جمع المزيد من البيانات فقط.

الأهم هو أن تمتلك بيانات تستطيع الوثوق بها.

تنظيف البيانات يساعد على تحويل ملفات Excel وCSV الخام إلى أساس أقوى للتحليل والتقارير والرسوم البيانية واتخاذ القرار.

وقبل الاعتماد على أي Dashboard أو Report مهم، يوجد سؤال أساسي يجب على الشركة أن تسأله:

هل نستطيع الوثوق في البيانات التي بُني عليها هذا التقرير؟

من هنا تبدأ أهمية تنظيف البيانات.

إذا كانت شركتك تتعامل مع ملفات Excel أو CSV كبيرة وتقضي وقتًا طويلًا في تجهيز البيانات يدويًا، يتم تطوير CleanSheet لتبسيط هذه العملية.

اكتشف CleanSheet واطلب عرضًا توضيحيًا لترى كيف يمكن تحويل بيانات شركتك من ملفات خام إلى معلومات أكثر نظافة وفائدة.